Bây giờ mình hãy theo chân một Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) xem họ sẽ làm gì hàng ngày nhé.
Hàng ngày, các bạn Tuyển dụng sẽ tiếp nhận những yêu cầu tuyển dụng (YCTD) từ các phòng ban, trên YCTD sẽ ghi rõ cần tuyển vị trí gì, cấp bậc như thế nào, mô tả công việc cũng như yêu cầu (kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách) của vị trí đó. Trên YCTD cũng ghi rõ khi nào họ cần nhân sự này vào làm việc và một số công ty sẽ ghi rõ mức lương dự kiến trả cho vị trí này. Sẽ kém may mắn cho bạn Tuyển dụng nào làm ở các công ty mà người yêu cầu tuyển (Hiring Manager) không cung cấp đầy đủ các thông tin nói trên hoặc thông tin thiếu rõ ràng, hoặc thay đổi xoành xoạch. Làm rõ YCTD cũng là một kỹ năng quan trọng của Recruiter và rất nhiều bạn gặp khó khăn trong khâu này, và thông thường các bạn chỉ nhận ra nó là khó khăn sau một thời gian xử lý, tiến hành quy trình tuyển dụng một số Ứng viên (UV).
Chỗ tiếp nhận YCTD này mình cũng chia sẻ có 2 trường phái công ty: Tạm gọi là có kế hoạch và thích thì tuyển.
- Có kế hoạch: Hàng năm, căn cứ vào chiến lược kinh doanh, mục tiêu phát triển của công ty mà các sếp sẽ ngồi với nhau làm ra cái gọi là Business Plan (BP), trong cái BP sẽ có phần plan về Nhân sự và trong đó sẽ có plan tuyển dụng cụ thể chi tiết, ví dụ như năm đó cần tuyển bao nhiêu, vị trí gì, cấp bậc nào, tuyển vào thời điểm nào, ngân sách khoảng bao nhiêu,…. Dĩ nhiên plan sẽ thay đổi tuỳ tình hình thực tế nhưng khi làm Tuyển dụng ở các cty này thì các bạn sẽ được chủ động hơn trong công việc vì ít nhất mình cũng hình dung được bức tranh tổng thể về các vị trí cần tuyển trong năm.
- Thích thì tuyển: Sẽ hơi đuối nếu làm tuyển dụng ở công ty kiểu này, tức là các sếp cứ thấy mình có cảm giác cần thêm người thì sẽ tuyển và gửi yêu cầu cho phòng Nhân sự, đặc biệt hay yêu cầu cần người gấp và cứ thế Tuyển dụng phải “chạy theo”, một Bộ phận/Phòng ban cần gấp thì không sao nhưng nhiều bên gấp cùng lúc thì…tự hiểu he và thông thường business liên đới nhau mà, ông này gấp thì ông kia cũng sẽ gấp.
Sau khi có YCTD rồi thì việc tiếp theo là tìm người thôi, các công việc tiếp theo nè:
- Biên soạn lại JD – Job Description (Mô tả công việc) sao cho trông “gợi cảm”, “đẹp trai” con bà hai rồi mới dám đăng tuyển đại chúng. Đoạn này cực khó nha, các bạn đừng tưởng bở là Hiring Manager (HM) gửi JD/về là có thể dùng để đăng tuyển, kinh nghiệm mình thấy cần phải chỉnh sửa, “mông má” câu chữ rất nhiều thì mới đăng được. Bởi vậy làm Recruiter thì ít nhiều nên trau dồi kỹ năng viết lách (phần sau mình sẽ nói rõ hơn công dụng của viết lách).
- Có JD ổn rồi thì đăng tuyển nè, có tiền thì đăng trên các kênh tốn phí như Vietnamworks, Jobstreet (Vài triệu/job trong 01 tháng chứ hong rẻ đâu nha). Nhà chưa đủ điều kiện thì đăng free trên Linkedin, Ybox, Facebook,…
Nói tới đăng tuyển thì lại phát sinh hàng tá việc phải làm: Tìm hiểu chất lượng dịch các bên, đánh giá độ phù hợp với job và công ty mình, liên hệ với các bên dịch vụ để lấy báo giá, thương thảo hợp đồng, làm proposal đề xuất đăng ở đâu, tốn nhiêu tiền, cam kết kết quả gì,…Nói chung là một đống thứ giấy tờ, thủ tục mà các bạn Recruiter hay gọi là admin task và thường ít ai thích làm công việc này.
Bên cạnh việc đăng tuyển thì Recruiter còn phải chủ động đi lân la quan hệ với các thành viên trong công ty để nhờ mọi người giới thiệu bạn bè em cháu, rồi quan hệ rộng hơn ra bên ngoài với bạn bè, công ty khác, nói chung là quan hệ càng nhiều thì xác suất có CV càng cao.
Có CV rồi làm gì tiếp? Ah thì đọc, sàng lọc, phân loại, CV nào thấy khả năng phù hợp cao thì xử lý trước bằng cách gọi điện thoại sơ vấn tìm hiểu cơ bản về tâm tư nguyện vọng của ứng viên, kiểm tra một số kiến thức chuyên môn nếu được.
CV nào passed vòng sơ vấn thì gửi cho HM xem xét, đánh giá và lựa chọn. Khâu này cũng tốn thời gian không kém nè vì các sếp hay bận và hầu như ít ai thích đọc CV hết nên thường xuyên ngâm, muốn nhanh nhận được phản hồi thì lại phải quan hệ cho tốt vào để “dí” mà không bị ghét.
Rồi, có vài CV được chọn thì book lịch để phỏng vấn thôi, việc nghe đơn giản nhưng cũng tốn không ít thời gian vì bạn phải kiếm được cái phòng họp cho tươm tất và có thể họp được lúc các bên tham gia đều free (UV, HM – có khi là 2-3 người cùng tham gia phỏng vấn). Chốt được lịch rồi thì tiến hành “add calendar”, gửi mail cho các bên và hồi hộp chờ đợi tới ngày gặp UV.
Tới ngày phỏng vấn, trước khi đến phải kiểm tra phòng họp, nhắc lịch các bên tham gia (Ờ, công việc như thư ký ấy), rồi in CV. Lễ tân báo có UV đến phỏng vấn thì phi ra ngay để đưa bạn vào phòng, 2 bên tìm hiểu nhau chắc khoảng 1- 2 tiếng, lúc này Recruiter nên ngồi phỏng vấn cùng với HM nha. Đấy, mỗi ngày phỏng vấn 3 UV là đuối nha.
Phỏng vấn xong lại phải đi dí HM phản hồi kết quả, khâu này cực kỳ mất thời gian và dễ bị ức chế, đoạn trước nói HM chậm phản hồi kết quả CV thì đoạn này còn nhây hơn rất nhiều, phải dí năm lần bảy lượt mới có được kết quả phỏng vấn.
Hú hồn, đã nhận được kết quả phỏng vấn và may mắn passed được một UV. Việc tiếp theo là làm đề xuất offer để phê duyệt theo quy trình tuyển dụng của công ty, được duyệt rồi thì trao đổi offer với UV. Với các UV chưa phù hợp thì phải dành thời gian phản hồi kết quả cho các bạn đó, ít nhất là gửi email.
Đoạn này (trao đổi offer với UV) ở một số cty thì Recruiter không được làm mà là HR Manager hoặc một sếp nào đó làm (cái này tuỳ chính sách và quy định của công ty). Nói chung Recruiter nên được làm task này thì mới được trải nghiệm và học hỏi nhiều.
Offer xong thì tiến hành các thủ tục nhận việc cho NV mới: Gửi mail cho UV thông báo chuẩn bị hồ sơ, gửi mail cho các team nội bộ để chuẩn bị thủ tục cho NV mới. Đoạn này ở một số công ty thì Recruiter không phải làm mà có bộ phận khác hỗ trợ – Recruiter rất thích điều này.
Xong rồi đó, chờ ngày UV vào thôi, một số công ty thì Recruiter phải đón tiếp mới ngày đầu tiên rồi sau đó thường xuyên trao đổi trong quá trình NV mới thử việc để xem bạn đó có thực sự phù hợp vơi công việc bên mình không hoặc có cần hỗ trợ gì không, nói chung là làm mọi cách để NV thấy happy khi làm ở cty mình. Ít nhất là hết 2 tháng thử việc của NV mới Recruiter mới bớt một phần trách nhiệm.
Những công việc kể trên là công việc chính, mà đã có chính thì phải có phụ, phụ là làm báo cáo nè, báo cáo xem tình hình tuyển dụng trong tháng thế nào, tuyển được bào nhiêu, nợ nần tồn đọng ra sao, khó khăn là gì, giải pháp trả nợ thế nào,… Theo mình thấy đa số Reruiter không thích làm báo cáo.
Ngoài ra một số công ty có tầm nhìn và điều kiện thì thường tham gia, tổ chức các hoạt động quảng bá thương hiệu tuyển dụng (Employer Branding) và nếu tham gia thì lại có hàng tá công việc khác đi kèm nữa.
*** Mời các bạn tham khảo thêm một số bài viết của Thanh về Nghề Tuyển dụng: Vuibuonnghetuyendung Banbietgivenghetuyendung **** Tham khảo các chương trình coaching Thanh thiết kế: • Chương trình hỗ trợ tìm việc: https://bit.ly/2EZ6qLo • Interview Skills in IT Recruitment: https://bit.ly/2tWGslH • IT Recruitment Transformation: https://bit.ly/2C81fa7
Bài viết tiếp theo mình chia sẻ một số khái niệm liên quan và phổ biến trong Tuyển dụng:
- Tuyển mass là gì?
- Headhunter là làm gì? Headhunter khác Internal Recruiter như thế nào?
- Recruitment khác Talent Acquisition (TA) như thế nào?
- Employer Branding là làm gì?
- Nên làm tuyển dụng ở công ty nhỏ hay công ty lớn thì tốt hơn?
- Lộ trình phát triển nghề nghiệp trong mảng tuyển dụng ra sao?
*Photo: Internet
