- Quan hệ lao động
- Tiền lương và chính sách
- Bảo hiểm
1. Quan hệ lao động
- Công việc trước tiên đó là việc thu nhận và quản lý hồ sơ NV, công việc này cũng không đơn giản tí nào nha các bạn vì căn bản NV đi làm không phải ai cũng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu, C&B phải theo dõi và đôn đốc rất nhiều mới nhận đủ hồ sơ, đặc biệt các vị trí level càng cao thì càng khó đòi hồ sơ.
- Thu nhận xong thì sắp xếp và nhập vào hệ thống quản trị nhân sự của công ty (có thể là phần mềm hoặc Excel), công việc này sẽ tiếp tục được thực hiện khi trong công ty có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, NV được thuyên chuyển, thăng tiến và NV nghỉ việc cũng phải cập nhật đầy đủ.
- Một công việc khác cũng rất quan trọng và mất thời gian là quản lý Hợp đồng (HĐ) lao động . Đầu tiên là HĐ thử việc, khi NV sắp hết thời gian thử việc NV phụ trách mảng này phải gửi email nhắc các bên liên quan làm đánh giá thử việc và gửi kết quả về đúng hạn, công việc này cũng mất thời gian không ít nhé. Tương tự HĐ thử việc thì HĐ chính thức cũng vậy, hàng tháng phải theo dõi dach sách sắp hết hạn HĐ, gửi email nhắc để các bên làm đúng thời hạn. Sau khi có kết quả thì in ra trình ký, cho NV ký và lưu trữ. Công việc này đòi hỏi tính cẩn thận và chính xác cao, có sơ suất xảy ra (ký HĐ trễ, ký thiếu, không lưu trữ đầy đủ,…) và nếu gặp Thanh tra lao động thì công ty rất mệt.
- Bên cạnh việc quản lý hồ sơ, hợp đồng, NV phụ trách mảng này còn một việc khác rất quan trọng là giao tiếp, trao đổi với NV khi họ gặp khó khăn trong công việc, trong mối quan hệ với đồng nghiệp và khi họ có ý định nghỉ việc ở công ty. Lúc này HR phải lắng nghe, tìm hiểu nguyên nhân và giúp họ giải quyết, với NV có ý định nghỉ việc thì tìm hiểu nguyên nhân và có thể thuyết phục họ ở lại, giúp họ định hướng nghề nghiệp,… Dĩ nhiên để làm được công việc này thì điều kiện tiên quyết là NV Nhân sự phải được sự tin tưởng của các NV.
- Khi NV nghỉ việc thì làm các thủ tục thôi việc cho NV: Phỏng vấn trước khi nghỉ việc (Exit interview); thông báo cho các bên liên quan (Kế toán, Hành chánh, IT, HR,…) để tiến hành thu hồi tài sản, thiết bị, đóng các tài khoản giao dịch của NV; Phối hợp với các nhóm khác trong HR để chốt ngày công, Bảo hiểm và tính lương/phụ cấp còn lại để chi trả cho theo đúng Luật Lao động (Last payment).
2. Tiền lương và chính sách:
Phần này nghe thì rất dễ hình dung rồi ha, công việc tiền lương và chính sách xoay quanh các mảng sau:
- Chấm công, công việc nghe đơn giản nhưng với một số công ty nếu có tính OT, quản lý giờ giấc chặt chẽ (đi trễ bị trừ công, trừ lương) thì cũng khá vất vả. Liên quan đến việc chấm công đó là quản lý ngày phép của Nhân viên.
- Chấm công xong thì tính lương, đây là công việc có thể nói là áp lực nhất nhất với HR vì chỉ cần sai sót nhỏ thì sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi, cơm áo gạo tiền của người khác. Nếu lương chỉ tính theo ngày công thì đơn giản nhưng có một số công cty, bộ phận (Sales) tính lương theo kết quả công việc (KPI) thì khá vất vả. Hàng tháng, bộ phận này còn phải cập sự thay đổi mức lương của Nhân viên nếu công ty có tăng/giảm lương hoặc thay đổi chính sách, công thức tính lương. Hàng tháng tính lương thì cuối quý, cuối năm sẽ có việc tính thưởng cũng áp lực không kém.
- Xây dựng các chính sách cho công ty: đây là công việc đòi hỏi nhiều kinh nghiệm và phải có tầm nhìn rộng. Kể sơ sơ thì cty cũng phải có hàng chục chính sách cần xây dựng: Nghỉ phép năm, làm thêm giờ; Thuyên chuyển nội bộ; Đề bạt, thăng tiến; Chính sách phụ cấp, hỗ trợ (cơm trưa, xăng xe, điện thoại, ma chay hiếu hỉ,…), ESOP (share cổ phần nếu có), Công tác phí, Mua Bảo hiểm cho người thân, Cho NV tạm ứng lương, Chính sách thưởng/trả thưởng, Hoạt động Công đoàn, quan trọng nhất là Nội quy lao động, Thoả ước lao động tập thể của công ty.
3. Bảo hiểm:
Công việc này cũng đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ, tính toán chi tiết vì sai lệch một đơn vị tính cũng không được chấp nhận, bao gồm:
- Tiếp nhận, làm các thủ tục đăng ký và thực hiện khai báo tăng giảm Nhân sự với cơ quan Bảo hiểm (BH) hàng tháng;
- Quản lý lưu trữ các hồ sơ BH của NV;
- Tiếp nhận và xử lý, tính toán các trường hợp NV được hưởng BH, trợ cấp để chi trả cho họ (thai sản, tai nạn lao động, bệnh tật,…);
- Tương tự với BH là thuế thu nhập cá nhân, bên mảng thuế còn thêm công việc là hướng dẫn NV thực hiện các thủ tục khai báo người phụ thuộc và tiến hành cập nhật, khai báo với cơ quan thuế, hàng năm thì hỗ trợ NV làm quyết toán thuế.
Sau khi tính toán xong thì làm việc với Kế toán để tiến hành nộp/chi trả cho NV.
Một số công việc khác của Bộ phận C&B (thường công việc nào không ai làm thì C&B Manager làm):
- Hoạch định và quản lý ngân sách Nhân sự cho công ty, ngân sách này bao gồm: Lương, thưởng, các chi phí chi cho một NV khi làm việc ở cty (thuê văn phòng, điện nước, bàn ghế, máy tính,… gọi chung là staff cost). Đây là công việc rất quan trọng giúp BGĐ dễ dàng ra quyết định khi muốn tăng giảm Nhân sự trong từng thời kỳ. Công việc này đòi hỏi phải có sự phối hợp với các Bộ phận khác trong Nhân sự.
- Xây dựng hệ thống thang bảng lương, range lương cho từng vị trí, từng cấp bậc khác nhau.
- Xây dựng hệ thống chức danh, cấp bậc cho cty (Job level, Job Title)
- Tham gia thực hiện khảo sát lương với các bên thứ ba để nắm tình hình thị trường (Mercer/Talentnet; Hay Group)
Phần cuối cùng của Nghề Nhân sự mình sẽ chia sẻ về OD – Organization Development. Mời các bạn quan tâm đón đọc!
*Photo: Internet
