7 câu hỏi thần kì của sếp giỏi (The coaching habit)
Chia sẻ:

Có lẽ mình từng học, tìm hiểu về coaching và cách đặt câu hỏi nên khi đọc quyển này mình thấy rất thú vị và thực tiễn. Sách sẽ phù hợp với các anh/chị/bạn đã từng học và bắt đầu thực hành coaching. Những từ ngữ trong cách đặt câu hỏi được gợi ý trong sách sẽ nghe hơi lạ lẫm với những ai ít đặt câu hỏi, tuy nhiên sẽ rất đáng tham khảo cho các anh/chị/bạn quan tâm đến việc HỖ TRỢ VÀ GIÚP NHÂN VIÊN HỌC HỎI, PHÁT TRIỂN để thay mình đảm đương những công việc mới.



[TÓM TẮT SÁCH]

Lý do khi các sếp huấn luyện nhân viên chưa hiệu quả có thể là vì chưa được đào tạo bài bản kỹ năng huấn luyện nhân viên hoặc đã tham gia lớp đào tạo thì cũng còn ít nhất 3 lý do khiến họ chưa thành công ngay trong lần đầu xây dựng thói quen HUẤN LUYỆN (coaching) nhân viên:

1. Khoá đào tạo quá nặng về lý thuyết, quá phức tạp, nhàm chán và xa rời thực tế.
2. Có thể nội dung khó đào tạo thực tế và hấp dẫn nhưng bạn đã không dành đủ thời gian để thực hành các kiến thức.
3. Việc thực hành thói quen mới “Bớt đưa lời khuyên cho NV và hỏi họ nhiều hơn” tưởng không khó mà thực ra khó không tưởng.
Vá nội dung quyển sách sẽ cho người đọc thấy được việc xây dựng thói quen huấn luyện NV không hề khó.

Vậy vì sao chúng ta phải quan tâm việc thay đổi các thói quen?
Và vì sao chúng ta cần có thói quen huấn luyện NV?

Thứ nhất, ý nghĩa cốt lõi của việc huấn luyện NV chính là hỗ trợ NV và khai phá các tiềm năng của họ;
Khi huấn luyện NV tốt sẽ giúp chúng ta thoát khỏi 3 vòng tròn luẩn quẩn rất phổ biến nơi công sở: NV quá dựa dẫm vào sếp, sếp bị quá tải công việc, những việc hệ trọng không được quan tâm. 
Khi biết cách huấn luyện NV, bạn sẽ giúp NV làm việc chủ động, độc lập hơn, bạn cũng sẽ tự kiềm chế được nhu cầu nhập cuộc, nắm quyền kiểm soát vấn đề và rồi trở thành “nút thắt cổ chai” của hệ thống.

Nội dung chính của quyển sách tác giả cung cấp cho chúng ta 7 câu hỏi “thần kỳ” giúp các nhà quản lý thoát khỏi 3 vòng tròn luẩn quẩn nêu trên và cải thiện cách làm việc cũng như đưa ra cho các nhà quản lý một thông điệp: Hãy hỏi nhân viên nhiều hơn và hãy bớt bảo NV phải làm gì.
– Câu hỏi khởi động giúp bạn mở đầu cuộc trò chuyện vừa cởi mở và có trọng tâm;
– Câu hỏi huấn luyện tốt nhất “Còn gì nữa không?” dùng kèm với 6 câu còn lại;
– Câu hỏi trọng tâm và câu hỏi nền tảng sẽ giúp bạn xác định được đâu là vấn đề thực sự cần giải quyết;
– Câu hỏi lười biếng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, câu hỏi chiến lược giúp những người bạn đang làm việc cùng tiết kiệm thời gian;
– Câu hỏi học hỏi khiến người vừa tương tác với bạn cảm thấy những nội dung vừa trao đổi rất có ích với họ.

Trước đưa ra 7 câu hỏi chi tiết, tác giả đã chia sẻ nguyên tắc xây dựng thành công một thói quen mới gồm 5 yếu tố: (1) lý do muốn có thói quen mới; (2) yếu tố kích hoạt thói quen cũ; (3) xác định thói quen muốn có; (4) luyện tập sâu; (5) kiên trì.

Hình thành thói quen huấn luyện NV vốn không dễ và bước đầu thực hiện chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn và sự phản đối, vì vậy:
– Thử nghiệm thói quen mới (Hỏi NV nhiều hơn thay vì bảo họ phải làm gì) trước tiên với những NV dễ chịu;
– Thử nghiệm từng phần 1;
– Gây dựng nhiều kênh hỗ trợ (Mentor) để giúp bạn giải quyết vấn đề;
– Thất bại hãy làm lại.

1️⃣ CÂU HỎI THỨ NHẤT – CÂU HỎI KHỞI ĐỘNG: Anh/chị/bạn đang nghĩ gì?

Ẩn ý của câu hỏi này là “Hãy nói cho tôi nghe những việc anh/chị/bạn cảm thấy quan trọng nhất?”

Nhân viên đáp “Tôi đang nghĩ về…”
Bạn đề xuất: “Chúng ta hãy xem xét 3 khía cạnh: Công việc – tức những khó khăn đang gặp phải; khía cạnh con người – tức những chuyện liên quan đến các thành viên trong nhóm, đồng nghiệp, sếp hay khách hàng; và khía cạnh kiểu hành xử – tức liệu anh/chị/bạn có đang tự “mua dây buộc mình” và chưa làm tốt nhất có thể không? Theo anh/chị/bạn thì ta nên bắt đầu từ khía cạnh nào?

Dù NV chọn khía cạnh nào thì đó cũng là dấu hiệu tốt cho một cuộc trò chuyện. Khi NV trình bày xong khía cạnh đầu tiên, bạn hãy dẫn dắt họ đến 2 khía cạnh còn lại, rồi sau đó bạn hỏi: “Nếu vấn đề nằm ở đó thì khó khăn hiện tại của anh/chị/bạn là gì?”

2️⃣ CÂU HỎI THỨ 2 – CÒN GÌ NỮA KHÔNG?

Câu hỏi này cùng lúc chúng ta 3 điều: Có thêm nhiều phương án xử lý vấn đề, từ đó có thể đưa ra những quyết định tối ưu hơn, giúp bạn kiềm chế không đưa ra lời khuyên/giải pháp ngay cho NV, giúp bạn có thêm chút suy nghĩ thêm về vấn đề NV vừa nêu ra.
Nói ít, hỏi nhiều
Lời khuyên của bạn
Không tốt như bạn nghĩ đâu

4 điều cần nhớ khi hỏi NV câu “Còn gì nữa không?”

1. Hỏi với vẻ mặt tò mò, chân thành và hứng thú thật sự
2. Hỏi nhiều lần câu “Còn gì nữa không?”
3. Hãy biết khi nào mình đã truy cùng hỏi tận
4. Kịp thời chuyển sang nội dung khác.

3️⃣ CÂU HỎI 3, CÂU HỎI TRỌNG TÂM – KHÓ KHĂN THẬT SỰ CỦA ANH/CHỊ/BẠN LÚC NÀY LÀ GÌ?

Nếu chỉ hỏi “Khó khăn là gì?” thì NV sẽ cảm thấy mơ hồ và có xu hướng đưa ra câu trả lời hiển nhiên hoặc trừu tượng.

Hãy tập trung vào vấn đề thực sự cần giải quyết chứ không phải vấn đề đầu tiên được NV đưa ra. 
Khi NV có xu hướng thổi phồng khó khăn (nêu lên rất nhiều khó khăn), hãy tiếp tục hỏi “Nếu phải chọn một trong những khó khăn vừa nêu để ưu tiên giải quyết, anh/chị/bạn sẽ chọn điều nào?”

Khi câu trả lời của NV có xu hướng “đi xa”, lạc đề hãy tạm dừng NV lại và nói: “Tôi nghĩ mình đã hiểu đôi chút những gì đang xảy ta với […]. Vậy khó khăn thực sự của anh/chị/bạn lúc này là gì? (Trong dấu ba chấm là tên người hoặc tình huống nào đó) 
Nhớ kết hợp “Còn gì nữa không? Anh/chị/bạn còn đang gặp khó khăn thực sự nào nữa không?

Tác giả có nhắc chúng ta rằng một trong những nhiệm vụ của nhà quản lý, nhà lãnh đạo chính là đưa ra các giải pháp cho các vấn đề. Và trong quyển sách, tác giả chỉ muốn chúng ta rèn luyện thói quen thực hiện nhiệm vụ này chậm một chút chứ không có ý khuyên chúng ta không bao giờ được đua ra lời khuyên.

Thường xuyên hỏi cái gì, điều gì, hạn chế hỏi “Tại sao…?” vì:

Bạn sẽ khiến NV đề phòng bạn, giọng điệu “tại sao” khiến cho người nghe cảm thấy như bạn đang nổi giận kiểu “Anh đang nghĩ cái quái gì thế!”

Khi hỏi tại sao tức là bạn đang cố gắng giải quyết vấn đề. 
Thay vì hỏi “Tại sao anh làm thế?” hãy hỏi: Anh mong đợi điều gì khi làm thế?
Thay vì hỏi “Tại sao anh nghĩ đó là một ý tưởng hay?” thì hỏi “Điều gì khiến anh chọn cách này để giải quyết vấn đề?
Thay vì hỏi “Tại sao anh lo lắng chuyện này?” thì hỏi “Điều gì quan trọng với anh lúc này?”

4️⃣ CÂU HỎI 4 – CÂU HỎI NỀN TẢNG

Một lỗi giao tiếp rất phổ biến là hai bên cùng ảo tưởng rằng bên kia đã hiểu rõ mong muốn của mình. Kết quả là cả hai bên cùng thất vọng, chán nản về nhau.
Trong sách tác giả chỉ rõ cho chúng ta phân biệt giữa mong muốn và nhu cầu thực sự, khi đã hiểu mong muốn của đối phương sẽ giúp chúng ta hiểu được nhu cầu thực sự của họ là gì, ngược lại khi hiểu rõ nhu cầu của bản thân, hãy nói rõ cho đối phương biết bạn mong muốn điều gì ở họ.

Vậy câu hỏi nền tảng ở đây là “Bạn/anh/chị muốn gì?”. Khi cuộc trò chuyện gần như đi vào ngõ cụt. Bạn cứ xem tới xem lui các phương án giải quyết vấn đề nhưng chẳng thấy phương án nào hay ho, đúng đắn, thú vị. Lúc này hãy hỏi “Anh/chị/bạn muốn gì ?” và nói rõ cho họ biết bạn muốn gì.

5️⃣CÂU HỎI 5 – CÂU HỎI LƯỜI BIẾNG – TÔI CÓ THỂ GIÚP GÌ CHO ANH/CHỊ/BẠN?

Câu hỏi này ẩn chứa sức mạnh kép: Thứ nhất nó sẽ giúp NV nói thẳng và rõ ràng những mong muốn của họ, câu hỏi này còn giúp NV xác định lại một cách rõ ràng mong muốn của mình. Sức mạnh thứ 2 là câu hỏi này sẽ giúp bạn tự ngăn mình là Người giải nguy – bạn thường dành nhiều thời gian làm những việc mà bạn nghĩ người khác muốn bạn làm.

Câu hỏi “Tôi có thể giúp gì cho anh/chị/bạn?“ còn có ý nghĩa rõ ràng hơn là “Bạn muốn gì ở tôi?”, thay vì vậy, chúng ta có thể làm dịu bớt bằng cách hỏi: Tôi tò mò muốn biết…, Hãy cho tôi biết…, Để giúp tôi hiểu rõ hơn hãy nói cho tối biết…,Để đảm bảo tối hiểu đúng ý anh/chị/bạn, hãy cho tôi biết…
Hãy dùng nó khi mà nhân viên không đưa ra được bất kì một manh mối, một đề xuất nào, và họ đang than thở về hoàn cảnh.
Câu hỏi lười biếng đưa đến một trạng thái hướng dẫn tích cực. Nó giúp bạn kiểm tra liệu rằng nhân viên của bạn đang mong muốn những gì, hay đơn giản là muốn xả hơi một chút. Đây cũng giúp mình làm rõ được vấn đề thông qua việc thúc đẩy nhân viên nói chuyện một cách trực tiếp vào vấn đề quan trọng nhất. Đây cũng là cách khiến nhân viên tin tưởng và tôn trọng bạn nhiều hơn. 
Khi dùng câu hỏi lười, bạn đang thể hiện rằng bạn thực sự quan tâm tới những gì mà họ kì vọng. Thấu hiểu những gì mà nhân viên muốn rất quan trọng, khác rất xa với kiểu người quản lý không để tâm.

Nhiều người lo lắng rằng khi hỏi câu này xong sẽ nhận được câu trả lời đáng sợ như: 
– Tôi muốn nhờ anh một việc cực kỳ khó khăn, khó như lên trời luôn, đó là…
– Tôi muốn anh nói chuyện với anh A dùm, tôi ngại gặp anh ấy quá!
– Anh có thể dành hết ngân sách cho dự án của tôi không? 
– …
Phương án cho bạn đối phó là:
– Đồng ý nếu bạn thực sự muốn, còn không thì không ai ép được bạn cả.
– Tôi không thể làm việc đó, nhớ bạn không phải là siêu nhân nên có quyền từ chối.
– Tôi không thể làm việc đó nhưng có thể làm việc…bạn có thể từ chối nhưng hãy cho họ có vài lựa chọn về việc bạn có thể giúp họ.
– Tôi cần chút thời gian suy nghĩ về việc này hoặc “Tôi không chắc có thể giúp được anh/chị/bạn, tôi cần kiểm tra vài điều trước đã”.

Câu hỏi của NV “Theo sếp, tôi nên làm gì để giải quyết vấn đề X?” nguy hiểm như miếng mồi trên bẫy chuột vậy. Hãy thận trọng đáp:
Câu hỏi của anh/chị rất hay, tôi có vài ý nhưng trước khi nói ra tôi muốn biết anh/chị đã có những ý tưởng gì?
Sau khi họ trả lời xong, bạn hãy hỏi tiếp: Tất cả giải pháp của anh/chị đưa ra đều rất tốt! Anh/chị còn giải pháp nào nữa không?

6️⃣ CÂU HỎI 6 – CÂU HỎI CHIẾN LƯỢC

Đầu tiên cần hiểu bản chất của chiến lược chính là quyết định việc gì không nên làm. Chính vì vậy hãy hỏi NV: Anh/chị sẽ ngừng làm hoặc sẽ từ chối làm những việc nào để đảm bảo sẽ hoàn thành việc này? Chúng ta dùng câu hỏi này khi thấy NV có vẻ quá tải hoặc NV tự đến tìm bạn nói rằng họ đang quá tải. 
Phải biết rằng khi bạn đã chấp thuận một điều gì đó mới, nghĩa là bạn đã rời bỏ một điều gì đó khác rồi. Bạn không nên lãng phí nguồn lực, không nên lơ là những dự án quan trọng. Dùng câu hỏi chiến lược khi bạn cần tập trung năng lượng cho những dự án, công việc mà bạn cho là quan trọng với chính mình và tổ chức, 
Bất kì lúc nào bạn chọn “yes”, hoặc “no” bạn phải biết được lý do tại sao. Và đây là tip nhỏ : Đừng phản hồi một lời đề nghị ngay lập tức. Tìm kiếm nhiều thông tin nhất có thể trước khi bạn quyết định đưa ra cam kết. 
Hãy tự hỏi mình: Cơ hội này yêu cầu điều gì ở bạn? Deadline là gì? Nó tốn bao nhiêu thời gian? Lí do bạn làm nó là gì? Có cái gì cần phải hoàn thành trước khi mình kết thúc nó không?
Ngoài ra, để lên chiến lược một cách hiệu quả thì phải tạo không gian để nhân viên của bạn có thể học hỏi được. 
Đây không phải là một nhiệm vụ đơn giản, bởi vì chúng ta không phải tự động mà tiếp thu những thông tin mới, cũng không thể xây dựng được thói quen một cách nhanh chóng. 
Một cách tổng quát nhất, chúng ta học khi mà chúng ta suy ngẫm (reflect) về những điều mới, tham gia vào một quá trình. Chính sự suy ngẫm mới kích hoạt bài học.

🤝Nghệ thuật trì hoãn lời đồng ý khi được ai đó nhờ bạn, hãy tò mò đặt câu hỏi:
– Vì sao anh/chị muốn tôi làm việc này?
– Anh/chị đã nhờ ai khác làm việc này?
– Vì sao anh/chị nói đây là việc gấp?
– Việc này cần làm xong vào khi nào? Cần đáp ứng tiêu chuẩn/yêu cầu nào?
– Nếu tôi chỉ có thể làm một phần công việc mà anh/chị vừa đề nghị thì anh/chị muốn tôi làm phần nào?
– Anh/chị muốn tôi ngừng việc nào để ưu tiên làm việc này?
Sách còn chia sẻ 5 câu hỏi để xác định chiến lược cho một công ty, tuy nhiên nó hơi tầm vĩ mô nên mình không trích dẫn vào.

7️⃣ CÂU HỎI 7 – CÂU HỎI HỌC HỎI

Điều gì trong cuộc trò chuyện này có ích nhất cho anh/chị/bạn?
Câu hỏi này yêu cầu người được hỏi xác định đâu là điều có ích nhất với họ và giúp họ tập trung nghĩ về nội dung chính của buổi trò chuyện.

Câu hỏi này còn ngụ ý cuộc trò chuyện là rất có ích.
Nghiên cứu đã chỉ ra:
⚠️Mọi người thường không thực sự học hỏi khi nghe ai đó giảng giải về điều gì đó.
⚠️Mọi người thường không thực sự học hỏi khi họ tự làm điều gì đó.
👨‍🎓Mọi người chỉ thực sự học hỏi và thu nạp những kiến thức mới khi họ có cơ hội hồi tưởng và ngẫm nghĩ về những việc vừa xảy ra. Khi ai khuyên bạn điều gì bạn sẽ khó ghi nhớ hơn là khi họ hỏi bạn một câu rồi bạn tự tìm tòi câu trả lời.

Câu hỏi này còn giúp chính người hỏi biết thêm nhiều điều và trao cho NV cơ hội học hỏi từ cuộc trò chuyện chứ không phải yêu cầu họ đánh giá chất lượng cuộc trò chuyện.
Câu hỏi này còn ngầm nhắc với NV rằng bạn là một người sếp thực sự có ích với họ.
Và đây cũng là câu hỏi kết thúc cuộc trò chuyện.

‼️Cho dù là câu hỏi có hay đến mấy thì người hỏi cũng đừng quên:

– Đừng hỏi cho có (Tức hỏi câu hỏi tu từ)
– Tập trung cao độ lắng nghe câu trả lời 
– Không sốt ruột khi NV im lặng suy nghĩ và hãy kiên nhẫn chờ câu trả lời
– Nhiệt tình ghi nhận câu trả lời của NV
– Khi nghe xong câu trả lời của NV cho câu hỏi nào đó, bạn hãy nói vài lời khích lệ chứ đừng đánh giá, phán xét họ.
Kinh nghiệm cá nhân mình là khi nghiên cứu kỹ về cách đặt câu hỏi thì từng từ, từng chữ trong 7 câu hỏi này rất quan trọng nên nếu muốn thêm bớt khi hỏi bạn phải hết sức cân nhắc, nếu không có thể chúng ta sẽ không phát huy tối đa tác dụng thực sự của các câu hỏi.

Một người coach giỏi không có nghĩa là đưa ra được những lời khuyên cho nhóm. Thay vào đó, họ phải dẫn dắt một cách tích cực và chu đáo để những thành viên đạt được hiệu quả cao trong công việc. Biết cách đặt những câu hỏi cốt lõi và lắng nghe thực sự sẽ giúp bạn tìm hiểu được những nhu cầu và mong muốn của họ. Dẫn dắt họ mỗi ngày để họ có thể tự lãnh đạo chính bản thân mình.

 
X